Nesta 3ª parte das boas práticas de uma estrutura analítica de projetos, abordarei sobre as estratégias mais comuns para a montagem de uma EAP.

A proposta para se montar uma EAP, é a decomposição de seus elementos para melhor entendimento do que deverá ser produzido. Sendo assim, abaixo de cada item, deverá existir pelo menos dois sub-itens, pois, caso exista apenas um sub-item, poderemos entender que não haveria necessidade de algum dos itens, ou o pai ou o filho.

exemplo_eap_3.png 

 

Percebemos então que na figura acima, a “Tarefa 1.1.1” seria totalmente desnecessária, já que a mesma não decompõe a tarefa pai “Tarefa 1.1”. Assim, a EAP acima não estaria totalmente de acordo com as boas práticas em uso.

Cada nível da EAP representará um pacote de produto ou serviço e será uma decomposição do nível anterior, representando uma quebra, ou detalhamento desses serviços ou produtos. Assim, quem estiver lendo o diagrama, poderá entender o que deverá ser feito. Mas esta quebra representará um nível anterior às atividades ou tarefas. Um pouco mais a diante entenderemos que as atividades serão representadas no cronograma, e aí incluiremos novos atributos, como dependências, duração, recursos, …

Boa prática 1: Numeração dos Níveis

1. Projeto

1.1. Tarefa 1.1

1.2. Tarefa 1.2

Conforme a representação acima, a representação no formato de contas, mostra a hierarquia dos elementos. Pode-se numerar o primeiro nível com “0” ou “1”, mas sempre incluindo mais um nível na representação numérica, e identificação dos elementos por exemplo, no dicionário da EAP.

Boa prática 2: Quantidade de Níveis

Cada projeto requer que seja feita uma análise para identificar e determinar os produtos e serviços solicitados pelo cliente. O importante é ter uma boa noção do que está sendo pedido, e quebrar os elementos de forma que possibilite uma boa estimativa. Caso o pacote de trabalho represente uma grande quantidade de sub-elementos implícitos, na construção do cronograma, possivelmente será muito complicado identificar as atividades de forma correta em seu tempo.

Boa prática 3: Uso de fases do projeto

É notório o grande benefício que um gerente de projetos terá se decompor a EAP em fases do projeto. Assim, a boa prática mostra que o primeiro nível representará as fases do projeto, como Iniciação, planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento. Com isso o gerente poderá dimensionar melhor o esforço necessário por fase.

Considero as 3 práticas acima como sendo as principais, mas claro que existem outras boas práticas que deverão ser consideradas na construção de uma EAP.

Entendo que a EAP deverá refletir a real estrutura do projeto e servirá como guia para:

  • Gerenciamento da comunicação: fornece o alinhamento da comunicação entre os stakeholders, de forma que evite que os clientes esperem produtos nas entregas que realmente estejam contemplados no escopo do projeto.

  • Gerenciamento de prazo: a partir da EAP, serão detalhadas as atividades que comporão cada pacote de trabalho.

  • Gerenciamento de risco: servirá como ponto de partida para a identificação dos riscos, podendo associar alguns riscos a determinados produtos ou serviços da EAP (checklist de riscos). Existe ainda outra estrutura idêntica a EAP (WBS), que é a RBS (Risk Breakdown Structure), ou Estrutura analítica de riscos.

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