Nesta 3ª parte das boas práticas de uma estrutura analítica de projetos, abordarei sobre as estratégias mais comuns para a montagem de uma EAP.
A proposta para se montar uma EAP, é a decomposição de seus elementos para melhor entendimento do que deverá ser produzido. Sendo assim, abaixo de cada item, deverá existir pelo menos dois sub-itens, pois, caso exista apenas um sub-item, poderemos entender que não haveria necessidade de algum dos itens, ou o pai ou o filho.
Percebemos então que na figura acima, a “Tarefa 1.1.1” seria totalmente desnecessária, já que a mesma não decompõe a tarefa pai “Tarefa 1.1”. Assim, a EAP acima não estaria totalmente de acordo com as boas práticas em uso.
Cada nível da EAP representará um pacote de produto ou serviço e será uma decomposição do nível anterior, representando uma quebra, ou detalhamento desses serviços ou produtos. Assim, quem estiver lendo o diagrama, poderá entender o que deverá ser feito. Mas esta quebra representará um nível anterior às atividades ou tarefas. Um pouco mais a diante entenderemos que as atividades serão representadas no cronograma, e aí incluiremos novos atributos, como dependências, duração, recursos, …
Boa prática 1: Numeração dos Níveis
1. Projeto
1.1. Tarefa 1.1
1.2. Tarefa 1.2
Conforme a representação acima, a representação no formato de contas, mostra a hierarquia dos elementos. Pode-se numerar o primeiro nível com “0” ou “1”, mas sempre incluindo mais um nível na representação numérica, e identificação dos elementos por exemplo, no dicionário da EAP.
Boa prática 2: Quantidade de Níveis
Cada projeto requer que seja feita uma análise para identificar e determinar os produtos e serviços solicitados pelo cliente. O importante é ter uma boa noção do que está sendo pedido, e quebrar os elementos de forma que possibilite uma boa estimativa. Caso o pacote de trabalho represente uma grande quantidade de sub-elementos implícitos, na construção do cronograma, possivelmente será muito complicado identificar as atividades de forma correta em seu tempo.
Boa prática 3: Uso de fases do projeto
É notório o grande benefício que um gerente de projetos terá se decompor a EAP em fases do projeto. Assim, a boa prática mostra que o primeiro nível representará as fases do projeto, como Iniciação, planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, e Encerramento. Com isso o gerente poderá dimensionar melhor o esforço necessário por fase.
Considero as 3 práticas acima como sendo as principais, mas claro que existem outras boas práticas que deverão ser consideradas na construção de uma EAP.
Entendo que a EAP deverá refletir a real estrutura do projeto e servirá como guia para:
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Gerenciamento da comunicação: fornece o alinhamento da comunicação entre os stakeholders, de forma que evite que os clientes esperem produtos nas entregas que realmente estejam contemplados no escopo do projeto.
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Gerenciamento de prazo: a partir da EAP, serão detalhadas as atividades que comporão cada pacote de trabalho.
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Gerenciamento de risco: servirá como ponto de partida para a identificação dos riscos, podendo associar alguns riscos a determinados produtos ou serviços da EAP (checklist de riscos). Existe ainda outra estrutura idêntica a EAP (WBS), que é a RBS (Risk Breakdown Structure), ou Estrutura analítica de riscos.
September 19, 2007 at 7:36
Caro Klinger,
Qual o melhor software par gerar a EAP/WBS?
Att
Milton
September 19, 2007 at 8:53
Prezado Milton,
Para gerar uma EAP, não é necessária uma ferram enta específica, caso você não precise representá-la graficamente, assim, pode representar os níveis em uma planilha, por exemplo.
Para a representação gráfica, não poderia lhe dizer qual a melhor, por existirem várias ferramentas, mas conheço a WBS Chart Pro. Esta ferramenta tem baixo custo, fácil de usar, se integra com o MS-Project (várias versões), gera um gráfico muito bom e flexível na montagem das hierarquias. Este eu posso recomendar por conhecê-lo e ainda pode-se estimar os custos por pacote de trabalho e tempo necessário para sua execução.
Para maiores informações, aconselho que visite o site oficial da empresa http://www.criticaltools.com
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Atenciosamente,
Klinger Menezes de Holanda Rocha, PMP
June 9, 2008 at 14:39
Boa tarde Sr. Klinger.
Trabalho na área de treinamento de uma multinacional. Após pesquisas internas visando levantamento de necessidade de muitas mudanças até mesmo culturais buscando nossa sobrevivência no mercado interno e externo através de desenvolvimento de novos produtos, chegou-se a conclusão que deveremos ter vários projetos e um deles é sobre treinamentos específicos para vários funcionários da empresa envolvendo áreas de engenharia, pesquisa, manufatura, marketing, vendas, compras, fornecedores, enfim. Identificamos e sugerimos vários assuntos a serem trabalhados como suporte para que essas melhorias sejam alcançadas como: trabalho em equipe, desenvolvimento de ciclo de vida do produto (hoje não temos), comunicação, muitas mudanças culturais (algumas ações de RH) reuniões eficazes entre outros temas. Em meados a isso tudo, deveremos elaborar para cada projeto, PROJECT CHARTER E posteriormente, através dele, construir ESCOPO DO PROJETO E A WBS. Ocorre que há muitas dúvidas de como fazer o que se parece simples, mas por falta de conhecimento em gestão de projetos, ainda não consegui evoluir. O senhor teria alguma dica e ou sugestão?
Grande abraço.
Robson.
July 6, 2008 at 10:20
Prezado Robson,
Realmente tudo parece muito fácil, no início, principalmente porque envolve mudança cultural e implementação de novos processos dentro da organização.
Aconselho, que procure simplificar os processos, em quantidade e na forma de realização. Procure definir uma quantidade mínima de processos para o início, fazendo com os mesmos se tornem natural à organização, depois pode melhorar os processos e aumentar a quantidade também.
Alguns pontos são importantes:
1. Esteja sempre com o suporte e apoio da gerência/diretoria superior
2. Tenha paciência e persistência, pois a implementação de uma metodologia ou novos processos sempre requer tempo e investimento.
Boa sorte! Espero ter ajudado.
September 23, 2008 at 0:26
Prezado amigo, estou em um processo de desenvolvimento de um projeto de estágio, para a faculdade que estudo. Eu e minha equipe estamos na estrutura analitca de projetos (riscos). E estou a procura de sugestoes, sobre este tema, se tiver idéias que possa me passa eu desde já agradeço.
October 7, 2009 at 14:14
Obrigatóriamente a WBS é representada em forma de organograma ou pode ser representantada também como uma lista estruturada?
Obrigada,
November 30, 2009 at 16:43
Normalmente é representado através de um gráfico ou através de uma lista, mas sem perder a idéia da hierarquia. Assim, a forma gráfica é considerada mais fácil para leitura, pois as pessoas estão mais familiarizadas com o formato de organograma.