Comunicação é uma coisa interessante… Todos nós, bem ou mau, nos comunicamos. A comunicação faz parte de nossas vidas. Um bebê se comunica, mesmo sem expressar suas vontades por palavras, se comunica de outras formas.

Na semana passada, pude ler em uma lista sobre gerenciamento de projetos, uma pergunta sobre a importância do planejamento da comunicação em projetos. Muitas respostas foram dadas, uns falando da real importância e de suas experiências, outros, falando como usavam ou não.

Lendo um artigo, que falava também sobre comunicação, em um tópico chamado “Como aumentar as chances de fracasso de um projeto”, tinha como um dos fatores o seguinte:

“Comunicação é um overhead desnecessário, se alguém tiver dúvidas, mande um estagiário gerar uma documentação para ele. Se está na equipe tem de saber interpretar a documentação gerada”.

Para começarmos de forma simples, precisamos entender o seguinte: Não podemos gerenciar o que não conhecemos. Com isso, pode-se perceber rapidamente algumas razões para gerenciarmos a comunicação em um projeto. Vivemos atualmente na era da informação e sem dúvida, existe uma quantidade muito maior, que nossa capacidade de absorvê-las, e este excesso de informação afeta nossa capacidade de transmiti-las e organizá-las de forma eficaz.

Comunicar. Esta palavra tem seguido o desenvolvimento do ser humano. Normalmente é feita de forma natural e por isso, deveria ter um lugar de destaque na vida de cada um de nós e em nossos projetos.

Neste caso, comunicar não é falar meramente sobre seu projeto. Você tem que vender o conceito do projeto, suas habilidades como um gerente de projeto e o sucesso potencial de seu projeto. Vender significa convencer, fazendo com que todos tenham a mesma visão que você tem sobre o projeto. Parte da habilidade de vender sua mensagem depende principalmente da confiança em você mesmo e em sua missão.

As comunicações do projeto sempre foram e continuarão sendo um ingrediente importante na fórmula para o seu sucesso. O PMBoK (Project Management Body of Knowlegment) considera a área de conhecimento “comunicação”, como sendo vital para projetos e seu sucesso. Por isso, a gerência da comunicação é considerada uma das disciplinas mais importantes na gerência de projetos, apesar de ser muitas vezes negligenciada.

Segundo o Dicionário Aurélio, comunicação é a arte de trocar ou discutir idéias, de dialogar, de conversar, com vista ao bom entendimento entre pessoas. Em projetos, podemos identificar algumas variações à definição do Aurélio, mas com os mesmos objetivos, transmitir uma mensagem (transmissor) e fazê-la entendida por uma ou mais pessoas (receptor).

Apesar da grande importância em nossas vidas, a comunicação e sua gerência, têm recebido pouca importância em projetos, ou simplesmente, faz-se de forma natural ou informal. Infelizmente, em projetos, se as comunicações forem tratadas desta forma, existirá uma tendência de não existir comprometimento, ou simplesmente as pessoas envolvidas não percebem ou entendem o que precisam comunicar, como comunicar e a quem, por qual canal e com que freqüência.

O gerenciamento das comunicações do projeto é a área de conhecimento que emprega os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento, recuperação e destinação final das informações sobre o projeto de forma oportuna e adequada. (PMI, PMBoK 3a edição, página 221)

Com a definição podemos entender que o gerenciamento das comunicações em projetos fornecerá ao gerente uma matriz entre as pessoas envolvidas no projeto com as informações necessárias a serem disponibilizadas.

“Não preciso fazer o planejamento das comunicações. Todas as comunicações são distribuídas para as partes interessadas periodicamente ou quando me solicitam”.

A afirmação acima é uma visão equivocada de como deveremos lidar com as comunicações do projeto.

O processo de planejamento das comunicações determina as necessidades informações e comunicações das partes interessadas (PMI, PMBoK 3ª edição, página 221). O planejamento envolve a identificação e definição das seguintes informações: quem precisa das informações e quais são elas; quando precisarão delas e com qual freqüência; como ela será fornecida e por quem.

Então podemos concluir que em projetos muito pequenos, envolvendo uma pequena quantidade de pessoas interessadas (stakeholders), o gerente de projetos poderá desprezar o planejamento das comunicações, acreditando assim que terá total controle sobre as comunicações do projeto. Será?

Sem um planejamento das informações a serem distribuídas no projeto, fatalmente deixaremos de fornecer essas informações de forma eficiente e eficaz, no prazo necessário, para as pessoas corretas. Em outros casos, percebemos a distribuição de informações em excesso ou informações para pessoas que não deveriam recebê-las.

E aí não precisaremos ser videntes, para entendermos que o caminho será o insucesso.