Todos nós sabemos que “projeto” não é uma coisa nova. Sendo assim, podemos entender que a gerência de projetos sempre existiu, de alguma forma, mesmo que incipiente, sem metodologia ou processos definidos.

Com o passar do tempo, foi verificado que a complexidade da maioria desses projetos aumentou de forma muito substancial, percebendo-se assim um acréscimo do percentual de insucesso.

Para retomar o controle do projeto e aumentar a probabilidade de sucesso dos projetos, ou seja, realização do projeto dentro do prazo, custo e qualidade requerida, foram definidos métodos e processos que planejam, executam e controlam o desenvolvimento deste projeto.

Com o maior reconhecimento do gerenciamento de projetos, se começou a gerenciar projetos, maiores e mais complexos, e para prover uma unidade organizacional onde seria responsável pelos processos de gerência de projetos, constituíram-se os Escritórios de Projetos.

Escritório de Projetos, ou também conhecido como PMO (Project Management Office), é um corpo ou entidade organizacional à qual são atribuídas várias responsabilidades ao gerenciamento centralizado e coordenado dos projetos sob seu domínio. As responsabilidades de um PMO podem variar desde o fornecimento de funções de suporte ao gerenciamento de projetos até o gerenciamento direto de um projeto. (PMI, PMBoK 3a edição, página 362)

O objetivo básico de um escritório de projetos é dar orientação e suporte que permita à organização desenvolver seus projetos da forma mais eficiente e eficaz possível. Isso acontece diante ao controle do uso dos processos de gerenciamento de projetos, definidos pelo escritório de projetos, bem como a descentralização de algumas atividades, por ser uma unidade geralmente multidisciplinar. Abaixo, poderemos visualizar algumas das principais funções do escritório de projetos:

  • Manutenção de cronogramas;

  • Controle de horas;

  • Produção e distribuição de relatórios;

  • Arquivamento dos documentos relacionados ao projeto (propostas, ordens de mudanças, controle de horas, orçamentos, cronogramas, …);

  • Definição de uma metodologia e processos a serem usados na organização, aumentando a padronização entre os diversos projetos;

  • Manutenção de histórico do projeto e lições aprendidas;

  • Capacitação das equipes e gerentes de projetos;

  • Definição de ferramentas e modelos a serem usados no gerenciamento de projetos.

Podemos entender claramente duas características que justificam a criação de um PMO na organização. A primeira é o desejo de melhorar o percentual de sucesso de projetos, que continuamente se tornam mais complexos. A segunda característica é a necessita de aliviar o gerente de projetos de tarefas administrativas associadas ao gerenciamento de um projeto.

Claro que a implantação de um escritório de projetos, não é uma tarefa fácil, pois exige uma grande mudança organizacional e cultural estando diretamente associada ao nível de maturidade de gerência de projetos na organização. De acordo com este nível de maturidade poderemos encontrar alguns tipos, formas e tamanho de PMO. Ou ainda nem encontraremos um PMO instalado na organização. O importante mesmo é a empresa ter consciência de sua importância, os benefícios esperados, seu formato e tamanho, de acordo com o porte da empresa, tipo de projeto e equipe.

A implantação de um escritório de projetos é um grande projeto para qualquer organização, de grande impacto e risco, mas que poderá trazer grandes vantagens com sua implantação.