Dando continuidade ao assunto “Escritório de Projeto”, mostrarei as funcionalidades de forma mais profunda no aspecto de suas funcionalidades, dando uma visão real de como estas ajudarão a organização a atingir seus objetivos.

Diante as tantas atribuições de um escritório de projetos, podemos identificar algumas funções como sendo principais, tais como:

  1. Padronizar a metodologia de Gerenciamento de Projetos para a empresa: O escritório de projetos tem como finalidade de desenvolver uma metodologia de gerência de projetos, de forma que todos os gerentes ou partes interessadas (stakeholders) possam falar a mesma língua e principalmente fazer com que todos sigam o padrão definido.

  2. Seleção de Ferramenta de Gerenciamento de Projetos: A seleção de uma ferramenta trará um grande impacto para a organização, onde indicará como os projetos serão gerenciados. Normalmente está envolvido na avaliação e seleção da(s) ferramenta(s) para as diversas áreas de conhecimento, tais como: Repositório de conhecimento; Ferramenta de Cronograma, software de gerenciamento de recursos, custos, …

  3. Mentoring and Coaching: Atividades referentes à sustentabilidade, suporte, controle e treinamento dos gerentes de projetos, membros de equipes e partes interessadas.

  4. Avaliação e definição de recursos para os projetos: O escritório de projetos fornece o serviço de gerenciamento de recursos, monitoramento e gerenciamento de disponibilidade dos recursos para o projeto.

  5. Gerenciamento de Projetos: Em muitas empresas, o escritório de projetos é o lugar onde se gerencia os projetos. Normalmente de forma mais macro, mas responsável por dar suporte à metodologia e assegurar que o projeto ande conforme planejado.

  6. Revisão e Análise de Projetos: Outra função importante é a de auditoria, avaliando o sucesso dos projetos, relevância e valor agregado pela metodologia e ferramentas usadas, de acordo com os padrões definidos.

Então, é importante perceber que todas as empresas, querendo ou não, realizam estas atribuições. De forma efetiva e organizada ou não, estas funções existem independentemente de tamanho ou tipo de negócio da empresa e serão fundamentais para definir o sucesso ou insucesso desses projetos.

Quando temos um ou vários projetos em uma carteira de projetos (portfolio), o objetivo é fazê-los da melhor forma, estando estes alinhados à estratégia da organização, ou seja, não basta fazer os projetos de forma certa, mas fazer os projetos certos.

Então, o que nos deparamos pela frente quando falamos de organizações que não possuem um escritório de projetos? Percebemos na verdade que a organização que se encontra em certo nível de maturidade em gerenciamento de projetos, e ainda não investiu em um escritório de projetos, poderá está caminhando para trás, pois fatalmente não conseguirá realizar as mudanças organizacionais necessárias, ou pior, não conseguirá gerenciar os projetos de forma integrada em seus recursos, e de forma padronizada na linguagem e nos processos utilizados pelos gerentes de projetos e demais partes interessadas.

É aí que a alta direção da organização decidirá o momento de sua implantação e seu porte. Mas nem sempre é uma tarefa fácil, pois sua justificativa normalmente baseada em fatos como: quantos mil Reais estou perdendo? Ou Quando poderei fazer uso do recurso “Z” no projeto “ABC”?

Por se tratar de informações difíceis de se ter em mãos, ou simplesmente não tê-las em tempo hábil para se tomar uma grande decisão, comprova-se assim, que a integração de todas essas funções tornará o escritório de projetos mais que apenas uma unidade para se cobrar ou monitorar o cronograma, mas sim uma unidade de pesquisa, aperfeiçoamento, aumentando a maturidade no gerenciamento dos projetos da organização.